英語の会議・プレゼンの準備のしかた

準備の大半は会議の前に終わる

英語の会議が難しく感じられるのは、聞く、考える、話すをすべてその場でこなさなければならないからです。けれども実際の会議で交わされる内容の多くは、あらかじめ予想できます。議題は決まっていて、自分の担当業務があり、誰がどんな質問をしそうかもおおよそ見当がつきます。その部分を前もって文にしておけば、会議中は聞くことにより多くの力を回せます。即興でうまく話す力は伸びるまで時間がかかりますが、準備は今日から始められます。

会議の前にしておくこと

議題を受け取ったら、自分が発言しそうな項目ごとに一、二文ずつ書き出しておきます。完璧な原稿でなくても、最初の一文さえ用意しておけば話し始める負担はぐっと軽くなります。業務の専門用語は発音まで確認しておくと安心です。文字では知っている単語でも、音として聞いたことがないという場合が少なくないからです。

• 議題ごとに自分の立場や進み具合を一、二文で書く
• 数字、日付、固有名詞は声に出して読んで確かめる
• よく使う業務用語の発音を辞書で聞いておく
• 想定される質問を三、四個と短い答えを用意する

割り込んで意見を言うコツ

英語の会議では、ほんの少しの沈黙が次の人へ発言が移る合図になることがよくあります。完璧な文が浮かぶまで待っていると、話題はもう先へ進んでいます。そこで「一言付け加えてもいいですか」のような短い合図の表現をいくつか覚えておき、機会が見えたらまずその表現で発言の場を確保してから考えをまとめるほうがうまくいきます。意見は結論を先に言い、理由を後に添えます。経緯の説明から長く始めると、聞き手が要点を見失いがちです。

聞き取れなかったとき

わからないままうなずいて流してしまうのが、いちばん大きな失敗です。誤解したまま仕事を進めると、その場で聞き返すよりはるかに大きな手間がかかります。聞き返すときは「もう一度お願いします」より、自分が理解した内容を短くまとめて合っているか確かめる方法がおすすめです。相手もどこで食い違ったのかがすぐにわかります。

• 理解した内容を要約して合っているか尋ねる
• 一語だけ聞き逃したなら、その部分だけ聞き直す
• 話すのが速ければ、ゆっくり話してほしいと丁寧に頼む
• 会議の後、決まったことを文書で確認し直す

プレゼン原稿は話す文章で

プレゼン原稿を書き言葉で作ると、文が長くなり、読みながら息が続かず、聞き手もついてこられません。一文には一つの考えだけを入れ、接続詞で長くつなぐより短い文をいくつも重ねます。スライド一枚にはメッセージを一つだけ置き、そのメッセージを最初に言ってから根拠を説明する順番が聞きやすい形です。大きな数字は丸めて言いやすくし、重要な数字は画面にも表示します。冒頭と最後には、全体の内容を一、二文で要約して伝えます。

リハーサルのやり方

頭の中でなぞるだけではリハーサルになりません。実際に声に出して初めて、詰まる文、舌がもつれる単語、思ったより長くなる部分が見えてきます。最初は原稿を見ながら、次は要点だけのメモを見ながら、最後はスライドだけを見て話してみます。

• 声に出して話し、全体の時間を計る
• スマートフォンで録音し、詰まる文をもっと短く直す
• 原稿から要点メモへ、メモからスライドだけへと段階を減らす
• 持ち時間より少し短く終わるように調整する

質疑応答への備え

発表より質疑応答のほうが怖いという人は多いのですが、質問もかなりの部分は予想できます。数字の根拠、日程、費用、リスクのように毎回出る質問には、短い答えを用意しておきます。質問を受けたらすぐに答えるより、質問を一度短く言い直すと、正しく理解したか確かめられ、考える時間も生まれます。確かでない内容をその場で作り上げるより、確認してから改めて回答すると伝えるほうがずっと信頼されます。これは語学力とは関係のない、仕事でごく普通の対応です。

終わった後に残すもの

会議やプレゼンが終わったら、決まったことと宿題を短くまとめて共有する習慣をつけましょう。口頭で聞き逃した部分があっても、この段階で正せます。そして、その日言いたかったのに出てこなかった表現を調べ、表現ノートに書き留めます。次の会議で同じ場面が来たら、すぐに取り出して使えます。こうして一回の会議がそのまま次の会議の準備になれば、数か月後には会議でよく使う文が自然と身についています。